Quanto custa ter a empresa em teletrabalho

Conheça as melhores aplicações para teletrabalho e também qual o custo, por cada trabalhador, da utilização destas ferramentas

Prática já usual em diversas empresas, principalmente do campo das novas tecnologias, as ferramentas de trabalho remoto ganharam ainda maior visibilidade e clientes com a epidemia do Covid-19. Existem serviços para diversas necessidades, e, além disso, a possibilidade de adquirir os serviços em pacote (como na G Suite ou no Office 365).

Por isso, a Comparamais analisou as ferramentas habituais para ter os funcionários em teletrabalho e fomos descobrir qual o custo para uma empresa ter os seus trabalhadores a laborar a partir de casa.

Saiba quais são as melhores aplicações para teletrabalho e também, no final do artigo, qual o custo associado a esta medida

Chat/Comunicação entre trabalhadores

Embora o Whatsapp seja uma solução que muitas firmas adaptaram à sua realidade empresarial, há outras soluções mais profissionais para esta função. Especialmente porque foram pensadas de origem para a utilização multiplataforma. Ou seja, além de permitirem o uso em telemóveis também têm aplicações próprias para computador.

Na Comparamais, por exemplo, usamos o Slack para contacto entre os membros nas nossas equipas. Entre as funcionalidades estão a possibilidade de criar grupos para diferentes áreas, fazer chamadas telefónicas entre utilizadores, partilhar ecrãs e ficheiros e integrar diversas aplicações para outras funções. Além disso, podemos ser alertados sempre que recebemos novas mensagens.

Veja as melhores aplicações para manter o contacto em tempo real entre os funcionários

É necessário, no entanto, referir que existem planos gratuitos ou mais baratos nestas aplicações, que são mais limitados mas que podem servir para empresas mais pequenas. Além disso, há mais alternativas nesta área, como o Skype Business ($5).

Aplicações para teleconferências

As apps acima referidas podem servir para conferências, mas existem soluções específicas apenas para reuniões de grupo e teleconferências. A mais famosa é, porventura, o Google Meet (Hangouts), mas também se pode recorrer a alternativas como o Zoom ou o Join.me, entre outras. Conheça, em síntese, algumas das melhores aplicações para teletrabalho destinadas a reuniões de grupo

*Até dia 3 de julho de 2020 as funcionalidades do Hangout e outras ferramentas do G Suite para empresas estão desbloqueadas a todos os utilizadores, uma vez que a epidemia de Covid-19 obriga muitos a trabalhar em casa.

Estes programas permitem convidar utilizadores externos (por link), integração com outros aplicativos e partilha de ecrã. Estas são algumas das principais soluções, mas pode optar por alternativas como o Cisco Webex, o Hypersay ou o Skype for Business

Gestão de Projetos

Manter o trabalho organizado e a fluir é um desafio, já que todos os funcionários estão dispersos. Por isso existem aplicações que permitem gerir todo o processo, utilizando diferentes organigramas para facilitar a leitura. Entre as mais conhecidas estão, por exemplo o Asana, o Basecamp e o Float…

Outras ferramentas usadas nesta área são o Toggl, o Trello, o Miro, o AirTabble, o ProdPad e o Float.

Armazenamento de Ficheiros

A partilha de ficheiros através da Cloud é uma necessidade para todas as empresas, principalmente quando estão a operar de diversos locais. Entre as melhores aplicações para teletrabalho destacam-se, no armazenamento de produtos, as funcionalidades do G Suite e Office 365, mas também os aplicativos Box e Dropbox.

Apoio Remoto

Para muitas empresas a assistência aos seus funcionários, de forma remota, é outra necessidade. Uma vez que não há apoio técnico no local, existem ferramentas como o TeamViewer, o AnyDesk e o LogMeIn. Eles permitem a um técnico “entrar” no computador de qualquer funcionário, resolvendo questões que ele possa ter.

Calendários e Mail

Embora existam aplicações próprias para estas tarefas, como o Calendly ou o Mailbird, a verdade é que a aquisição dentro do G Suite (Google Calendar e Gmail) ou Office 365 (Calendário Office e Outlook) é uma opção mais proveitosa. E o principal motivo é a sincronização com as restantes aplicações destes pacotes, facilitando tarefas e otimizando a gestão do tempo. Por isso, o melhor é conferir os preços destes serviços no parágrafo seguinte…

Para ter a empresa em teletrabalho é essencial ter uma boa ligação de internet. Compare aqui os preços dos pacotes TV NET VOZ

As melhores aplicações para teletrabalho em pacote

A Google e a Microsoft são as principais soluções nesta área, agregando e sincronizando automaticamente diversos produtos e funcionalidades num só produto. Eles incluem, em primeiro lugar, uma caixa de emails e uma cloud de armazenamento de ficheiros. Em segundo lugar, para trabalhar nesses documentos, surgem aplicações para texto, folhas de cálculo e outros formatos. Por fim, surgem plataformas de comunicação para os funcionários poderem colaborar nos diversos trabalhos que criaram.

Existem, no entanto, outras empresas que oferecem pacotes de funcionalidades específicas, como a Adobe Cloud na área do Design ou a Atlassian no co-work. Mas veja agora a comparação entre as funcionalidades do G Suite, da Google, e o Office 365, da Microsoft.

Quanto custa colocar a empresa em teletrabalho?

Caso queira preparar uma estrutura totalmente profissional, sem sofrer com a falta de algumas funcionalidades nas versões-base de muitos programas, os custos são, ainda assim, relevantes. A melhor opção será, eventualmente, adquirir um pacote do Google ou Microsoft e depois complementá-lo com outras ferramentas. Aqui lhes mostramos duas hipóteses distintas para uma empresa com 10 funcionários:

A verdade é que montar uma estrutura para trabalhar a partir de casa tem os seus custos. A aquisição de um pacote de ferramentas, como o Office 365 ou o G Suite, é um investimento avultado, mas garante o acesso a muitos programas e a sincronização automática entre eles. Caso não tenha essas necessidades, pode apenas recorrer a uma cloud com boa capacidade, algo que também representa um montante de relevo.

Para a maioria das empresas é indispensável ter um software de gestão de tarefas. Porque, com toda a equipa separada, o trabalho de cada funcionário fica bem definido e podem-se colocar prazos e prioridades distintas nos pedidos.

É essencial, em primeiro lugar, analisar bem as necessidades da sua empresa, para evitar comprar produtos desnecessários ou estar sempre a precisar de adquirir mais funcionalidades. Mas, a não ser que queira estar limitado aos benefícios dos programas de testes, haverá sempre custos associados à colocação da empresa em teletrabalho.