Quanto custa ter a empresa em teletrabalho

Conheça as melhores aplicações para teletrabalho e também qual o custo, por cada trabalhador, da utilização destas ferramentas
Prática já usual em diversas empresas, principalmente do campo das novas tecnologias, as ferramentas de trabalho remoto ganharam ainda maior visibilidade e clientes com a epidemia do Covid-19. Existem serviços para diversas necessidades, e, além disso, a possibilidade de adquirir os serviços em pacote (como na G Suite ou no Office 365).
Por isso, a Comparamais analisou as ferramentas habituais para ter os funcionários em teletrabalho e fomos descobrir qual o custo para uma empresa ter os seus trabalhadores a laborar a partir de casa.
Saiba quais são as melhores aplicações para teletrabalho e também, no final do artigo, qual o custo associado a esta medida
Chat/Comunicação entre trabalhadores
Embora o Whatsapp seja uma solução que muitas firmas adaptaram à sua realidade empresarial, há outras soluções mais profissionais para esta função. Especialmente porque foram pensadas de origem para a utilização multiplataforma. Ou seja, além de permitirem o uso em telemóveis também têm aplicações próprias para computador.
Na Comparamais, por exemplo, usamos o Slack para contacto entre os membros nas nossas equipas. Entre as funcionalidades estão a possibilidade de criar grupos para diferentes áreas, fazer chamadas telefónicas entre utilizadores, partilhar ecrãs e ficheiros e integrar diversas aplicações para outras funções. Além disso, podemos ser alertados sempre que recebemos novas mensagens.
Veja as melhores aplicações para manter o contacto em tempo real entre os funcionários
Slack (Plus) | Workplace by Facebook (empresas) | |
Aplicação para PC e smartphone | Sim | Sim |
Utilizadores por Conferência | Sim | Limite de 50 pessoas |
Video– conferências | Sim | Sim |
Partilha de Ecrã | Sim | Sim |
Armazenamento | 20 GB | Ilimitado |
Chamadas por telefone | Sim | Sim |
Preço por utilizador | $12,50 | $8 |
É necessário, no entanto, referir que existem planos gratuitos ou mais baratos nestas aplicações, que são mais limitados mas que podem servir para empresas mais pequenas. Além disso, há mais alternativas nesta área, como o Skype Business ($5).
Aplicações para teleconferências
As apps acima referidas podem servir para conferências, mas existem soluções específicas apenas para reuniões de grupo e teleconferências. A mais famosa é, porventura, o Google Meet (Hangouts), mas também se pode recorrer a alternativas como o Zoom ou o Join.me, entre outras. Conheça, em síntese, algumas das melhores aplicações para teletrabalho destinadas a reuniões de grupo
Google Meet | Zoom | GoTo | |
Utilizadores | 150 | 100 | 250 |
Armazenamento | Ilimitado (G-Suite) | 1GB | 50GB |
Gravação | Sim | Sim | Sim |
Preço (anfitrião) | Incluído G Suite* | €13,99 | €17 |
*Até dia 3 de julho de 2020 as funcionalidades do Hangout e outras ferramentas do G Suite para empresas estão desbloqueadas a todos os utilizadores, uma vez que a epidemia de Covid-19 obriga muitos a trabalhar em casa.
Estes programas permitem convidar utilizadores externos (por link), integração com outros aplicativos e partilha de ecrã. Estas são algumas das principais soluções, mas pode optar por alternativas como o Cisco Webex, o Hypersay ou o Skype for Business
Gestão de Projetos
Manter o trabalho organizado e a fluir é um desafio, já que todos os funcionários estão dispersos. Por isso existem aplicações que permitem gerir todo o processo, utilizando diferentes organigramas para facilitar a leitura. Entre as mais conhecidas estão, por exemplo o Asana, o Basecamp e o Float…
Outras ferramentas usadas nesta área são o Toggl, o Trello, o Miro, o AirTabble, o ProdPad e o Float.
Armazenamento de Ficheiros
A partilha de ficheiros através da Cloud é uma necessidade para todas as empresas, principalmente quando estão a operar de diversos locais. Entre as melhores aplicações para teletrabalho destacam-se, no armazenamento de produtos, as funcionalidades do G Suite e Office 365, mas também os aplicativos Box e Dropbox.
G Suite | One Drive (Office 365) | Box Business | Dropbox Business | |
Armazenamento (por utilizador) | Ilimitado | 1 TB | Ilimitado | Ilimitado |
Upload | 5 TB | 100GB | 5 GB | 100GB |
Edição | Sim (no G Suite) | Sim (no Office 365) | Não | Não |
Preço | Integrado G Suite | Integrado Office 365 | €12,82/ Ut | €15/Ut |
Apoio Remoto
Para muitas empresas a assistência aos seus funcionários, de forma remota, é outra necessidade. Uma vez que não há apoio técnico no local, existem ferramentas como o TeamViewer, o AnyDesk e o LogMeIn. Eles permitem a um técnico “entrar” no computador de qualquer funcionário, resolvendo questões que ele possa ter.
Team Viewer (Empresa Single User) | Any Desk (Lite) | Log Me In | |
Preços | €27,90/mês | €8,99/mês | €349,99/Ano |
Calendários e Mail
Embora existam aplicações próprias para estas tarefas, como o Calendly ou o Mailbird, a verdade é que a aquisição dentro do G Suite (Google Calendar e Gmail) ou Office 365 (Calendário Office e Outlook) é uma opção mais proveitosa. E o principal motivo é a sincronização com as restantes aplicações destes pacotes, facilitando tarefas e otimizando a gestão do tempo. Por isso, o melhor é conferir os preços destes serviços no parágrafo seguinte…
Para ter a empresa em teletrabalho é essencial ter uma boa ligação de internet. Compare aqui os preços dos pacotes TV NET VOZ
As melhores aplicações para teletrabalho em pacote
A Google e a Microsoft são as principais soluções nesta área, agregando e sincronizando automaticamente diversos produtos e funcionalidades num só produto. Eles incluem, em primeiro lugar, uma caixa de emails e uma cloud de armazenamento de ficheiros. Em segundo lugar, para trabalhar nesses documentos, surgem aplicações para texto, folhas de cálculo e outros formatos. Por fim, surgem plataformas de comunicação para os funcionários poderem colaborar nos diversos trabalhos que criaram.
Existem, no entanto, outras empresas que oferecem pacotes de funcionalidades específicas, como a Adobe Cloud na área do Design ou a Atlassian no co-work. Mas veja agora a comparação entre as funcionalidades do G Suite, da Google, e o Office 365, da Microsoft.
G Suite (Business) | Office 365 (Empresas) | |
Armazenamento | Drive Ilimitado (+5 ut.) | One Drive – 1 TB |
Principais Programas | G Mail Docs Sheets Slides Forms Keeps (Notas) Calendar | Outlook Word Excel Powerpoint Access Publisher Exchange |
Ferramentas de comunicação | Hangouts Meets (150 participantes) | Microsoft Teams (250 participantes) |
Preço por utilizador | €9,36 (com desconto) | €8,80 |
Quanto custa colocar a empresa em teletrabalho?
Caso queira preparar uma estrutura totalmente profissional, sem sofrer com a falta de algumas funcionalidades nas versões-base de muitos programas, os custos são, ainda assim, relevantes. A melhor opção será, eventualmente, adquirir um pacote do Google ou Microsoft e depois complementá-lo com outras ferramentas. Aqui lhes mostramos duas hipóteses distintas para uma empresa com 10 funcionários:
Pacote-base | Nenhum = €0 (versões grátis de programas de texto, cálculo e email) | G Suite 9,36€ x 10 = €936 |
Conversação | Slack €12,50 x 10 = €125 | Slack €12,50 x 10 = €125 |
Conferências | Zoom €13,99 | Hangouts Meet incluído |
Gestão de Tarefas | Basecamp €99 | Basecamp €99 |
Cloud | Dropbox Business €15 x 10 = 150 | Drive |
Total | €387,99 | €1160 |
A verdade é que montar uma estrutura para trabalhar a partir de casa tem os seus custos. A aquisição de um pacote de ferramentas, como o Office 365 ou o G Suite, é um investimento avultado, mas garante o acesso a muitos programas e a sincronização automática entre eles. Caso não tenha essas necessidades, pode apenas recorrer a uma cloud com boa capacidade, algo que também representa um montante de relevo.
Para a maioria das empresas é indispensável ter um software de gestão de tarefas. Porque, com toda a equipa separada, o trabalho de cada funcionário fica bem definido e podem-se colocar prazos e prioridades distintas nos pedidos.
É essencial, em primeiro lugar, analisar bem as necessidades da sua empresa, para evitar comprar produtos desnecessários ou estar sempre a precisar de adquirir mais funcionalidades. Mas, a não ser que queira estar limitado aos benefícios dos programas de testes, haverá sempre custos associados à colocação da empresa em teletrabalho.